Problématique métier

Augmenter les efficacités opérationnelles et réduire les coûts grâce à l’approvisionnement en ligne.

Acteurs du processus

  • Employés
  • Sous-traitants
  • Administrateurs

Étapes du processus

Notre solution d’approvisionnement électronique basé sur le BPM est au centre de notre nouveau système EBM (Enterprise Business Modernization). Cela nous permet de mieux gérer notre cycle d’approvisionnement et de créer un « guichet unique » efficace et intégré pour nos équipes d’approvisionnement. Ce système est une solution de bout en bout qui relie nos opérations d'approvisionnement, nos systèmes et notre personnel dans un cadre d’approvisionnement axé sur la collaboration et les processus. Il est 100 % basé sur le Web, ce qui encourage son adoption par nos employés, nos sous-traitants et nos administrateurs. Il offre à toutes les parties prenantes un système unique pour gérer toutes les activités préalables à l’attribution, liées à l’attribution et postérieures à l’attribution. Bien que ce système normalise l’utilisation de bonnes pratiques en matière d’approvisionnement, il est basé sur des processus, ce qui nous donne la flexibilité nécessaire pour nous adapter facilement à la constante évolution de nos besoins.

Avantages du processus

Les logiciels BPM nous ont permis d’optimiser nos processus d’approvisionnement et de faire respecter efficacement nos politiques, de réduire la durée des cycles d’achat et de réaliser des économies dans ce domaine.

Procurement

 

Problématique métier

Nous recherchions une solution informatique améliorée pour assurer une approche simple, automatisée et rationalisée du traitement des demandes d’achat et de formation.

Acteurs du processus

  • Plus de 126 000 utilisateurs finaux
  • Chefs de service
  • Finance

Étapes du processus

Notre système de gestion des micro-achats basé sur le BPM simplifie, automatise et gère l’intégralité du processus des demandes d’achat et de formation. Les utilisateurs soumettent leur demande d’achat ou de formation par l’intermédiaire d’un simple formulaire Web. Le système valide la demande et garantit sa conformité avec nos politiques internes et les politiques fédérales. Avec l’aide du service utilisateur, le système évalue la disponibilité des codes budgétaires d’autres systèmes et achemine la demande vers les divers approbateurs requis et les parties prenantes clés en se basant sur le type de demande et d’autres règles métier. Une fois les demandes approuvées ou rejetées, les utilisateurs reçoivent des notifications automatiques par e-mail. Grâce à ses capacités de gestion des documents et des connaissances intégrées, le système est capable de suivre et de compiler les parcours d’approbation et les commentaires formulés tout au long du processus. Cela offre une visibilité détaillée quant à la demande à chaque étape de son cycle de vie et permet de garantir en permanence la bonne utilisation des fonds d’approvisionnement. L’accès à l’historique des demandes passées et aux rapports accumulés sur les demandes fournit aux acheteurs et aux gestionnaires les données sur les tendances (en temps réel et historiques) nécessaires aux efforts d'amélioration continue des processus. Le système fournit également des détails de sortie sur les demandes complétées dans une base de données, ce qui nous permet d’utiliser ces informations pour les intégrer à d’autres systèmes.

Avantages du processus

Grâce à notre système BPM, nous pouvons désormais fournir un environnement Web conçu pour l’application de processus pour plus d'efficacité, de fiabilité et de visibilité. Le système traite des centaines de demandes et veille au bon respect des règles métier et des approbations pour chaque cas. Il accélère le traitement des demandes, utilise des formulaires Web pour éliminer la saisie répétitive de données et crée des rapports pouvant servir à identifier des goulots d’étranglement au niveau des processus. Il permet en outre de générer d’autres rapports communiquant à la direction générale des données et statistiques essentielles sur les tendances en matière de demande de formation sur les micro-achats. Peut-être plus important encore, la cohérence de la création de rapports possible avec Appian constitue un avantage considérable et garantit l’exactitude des données présentées, ce qui permet de consacrer moins de temps et d’efforts à la validation et au nettoyage des données et d’accorder une plus grande attention aux enjeux commerciaux stratégiques.

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