General Services Administration

La General Services Administration (GSA) est une agence indépendante du gouvernement des États-Unis. Elle a été fondée en 1949 pour contribuer à la gestion et au bon fonctionnement des agences fédérales. La GSA fournit des produits et des activités de communication aux bureaux gouvernementaux, offre des services de transport et des espaces de travail aux employés fédéraux et met en œuvre des politiques de réduction de coûts à l'échelle du gouvernement, ainsi que d'autres taches de gestion.

Problématique métier

La GSA était à la recherche d'une plate-forme applicative pour moderniser les opérations de ses activités principales. Elle désirait avoir une plate-forme fortement axée sur le BPM, car elle visait à la fois l'innovation et l'efficacité.

Solution Appian

La GSA a exploité le Cloud Appian pour soutenir une approche de Cloud hybride permettant de bénéficier de l'efficacité du Cloud tout en intégrant les données devant rester protégées par le pare-feu. Le service des acquisitions fédérales (FAS) de la GSA utilise le Cloud Appian pour planifier ses acquisitions. Avant Appian, le FAS de la GSA ne pouvait pas voir le statut des plans d'acquisitions conformes à la norme FAR dans le pipeline. Les plans d'acquisition étaient créés de manière hétérogène dans tout le service, et les différents planificateurs ne pouvaient partager que peu d'informations entre eux. La solution Appian permet de créer 100 % du plan d'acquisition dans Appian, pour une visibilité complète du statut de réalisation des plans d'acquisition. Cette solution automatise également les révisions et les approbations pour 11 chaînes d'approbation différentes.

Le Public Building Service (PBS) de la GSA a déployé la solution GSA Real Estate Exchange (G-REX) basée sur Appian pour moderniser l'octroi de baux fédéraux à travers un processus de « leasing intelligent ». Cette solution transformative a été développée et déployée en moins de 18 mois, dans le respect des délais et du budget établis. Le processus de « leasing intelligent » devrait permettre de gagner en efficacité et en cohérence et d'exploiter les données d'entreprise pour prendre de meilleures décisions. La solution G-REX utilise l'agilité d'Appian pour permettre l'amélioration continue des processus, la mobilité, la collaboration sociale et l'intégration des données. La solution G-REX optimise et accélère les performances de l'agence pour 9 624 actifs et un portefeuille de plus de 34 kilomètres carrés d'espaces de travail utilisés par plus d'un million d'employés fédéraux.

Le système PBS de la GSA a également déployé une application moderne et flexible sur Appian, le Procurement Request Module (PRM). L'application PRM est la première étape vers une vision plus globale de transformation des processus d'approvisionnement dans tout le système PBS de la GSA. Le système complet appelé « Electronic Acquisition System Integrated » (EASi) accélère et modernise le processus d'approvisionnement de bout en bout, de la demande initiale aux sollicitations, en passant par la rédaction, la gestion et la résiliation de contrats. Grâce à une interface sociale simple, l'application PRM permet aux utilisateurs internes et externes de PBS de prendre de meilleures décisions et d'agir plus rapidement dans les processus de demande, d'étude, d'approbation et d'exécution de l'approvisionnement en biens et en services. L'application exploite les capacités de gestion de données à l'échelle de l'entreprise des Enregistrements Appian, car l'intégration des données est essentielle pour concrétiser l'objectif d'un Case Management d'application amélioré du système PBS de la GSA. L'application PRM est intégrée à l'assistant de planification des acquisitions basé sur Appian de la GSA FAS.