Université d'Australie-Méridionale

L'université d'Australie-Méridionale rassemble plus de 33 000 étudiants et 7 000 employés. Elle a comme surnom l'« Université des Entreprises », et elle s'engage à transformer l'expérience de l'apprentissage et de l'enseignement. Cela commence par le personnel qu'elle recrute (plus de 70 % du personnel enseignant possède un doctorat) et par l'expérience de travail de ces employés au sein de l'Université.

Problématique métier

Quand l'université trouve un nouveau candidat prometteur, son processus d'intégration se doit d'être à la fois rapide et efficace. L'université souhaiterait simplifier ses processus administratifs, comme l'envoi de fiches d'horaires. Globalement, elle voudrait que son personnel consacre davantage de temps à accompagner les étudiants dans leur apprentissage au lieu de lutter avec des systèmes administratifs incompréhensibles. Cette vision est en accord avec le plan d'action du vice-chancelier de l'université, qui prévoit de déployer en ligne tous les systèmes administratifs pour 2018 afin d'éliminer tous les formulaires papier et les processus manuels. C'est un projet très ambitieux, car les opérations de l'université d'Australie-Méridionale dépendent de plus de 400 formulaires papier.

Solution Appian

L'approche Low-Code du Cloud Appian permet aux unités métier et au service informatique de collaborer pour créer rapidement des prototypes de solutions et les déployer dans toute l'université. L'architecture unique d'Appian permet à chaque application de fonctionner de la même manière sur un ordinateur de bureau, un navigateur internet et un appareil mobile, et la souplesse de son interface facilite sa personnalisation complète. Désormais, quand un nouveau candidat postule et poursuit son intégration dans l'université d'Australie-Méridionale, ses premières interactions ont lieu avec Appian. Mais il ne s'en rend pas compte, car Appian Sites crée une expérience intuitive et entièrement personnalisée qui montre au candidat qu'il vient d'intégrer une organisation moderne et axée sur la qualité. Appian s'intègre au système de recrutement en ligne de l'université d'Australie-Méridionale et automatise tous les processus d'intégration. L'ensemble de la documentation et des processus d'examen et d'approbation sont accessibles en ligne, et le candidat peut signer son contrat d'embauche depuis un appareil mobile. Le délai d'intégration des ressources humaines est passé de 3 semaines à seulement 24 heures.

Les fiches d'horaires sont également gérées en ligne. Elles peuvent être envoyées depuis n'importe où, avec des alertes automatiques pour demander au personnel de les rendre en temps et en heure, et les gestionnaires reçoivent des notifications instantanées pour les processus d'examen et d'approbation. La gestion des fiches d'horaires de l'université est désormais 20 fois plus rapide qu'auparavant. Ce ne sont que deux exemples des résultats obtenus par le programme Appian de l'Université à ce jour, et la feuille de route de l'établissement couvre l'ensemble des 400 formules papier existants.